Microsoft Outlook Takvimi yalnızca önemli tarihleri, randevuları ve etkinlikleri takip etmenize yardımcı olmakla kalmaz, paylaşım işlevi birçok iş yeri görevini çok daha kolay hale getirir. Outlook Takvim'deki paylaşım işlevi düzgün çalışmıyor gibi görünüyorsa, sorunu tanımlamak ve işleri yoluna sokmak için yapabileceğiniz birkaç şey vardır.
Takvim Paylaşımını Neden Kullanmalı?
Takvim paylaşımı, iş yerlerinin daha verimli çalışmasına yardımcı olur. İş arkadaşları, gözetmenler ve astların tümü diğer kişilerin takvimlerine erişebilir ve randevuları, toplantıları ve etkinlikleri daha etkili bir şekilde planlayabilir. Personelin sık sık seyahat ettiği, esnek programlarda çalıştığı veya uzaktan çalıştığı ofislerde ve işyerlerinde, paylaşılabilir takvimler özellikle önemli hale gelir, böylece herkes meslektaşlarının işle ilgili konularda ne zaman müsait olduğunu anlar.
Takvim Paylaşımı Nasıl Çalışır?
Bireysel çalışanlar kendi takvimleri üzerinde kontrole sahiptir. Bir çalışan takvimini başkalarıyla paylaşmaya karar verirse, o çalışanın özellikle paylaşmak istediği kişiye veya bir kişi dağıtım listesine izin vermesi gerekir.
Paylaşım basit bir işlemdir: Takvim klasörüne gidin, "Takvimi Paylaş" ı seçin, ardından paylaşmak istediğiniz takvimi seçin. Takvim Özellikleri bağlantısından, "Ekle" yi tıklayın, size bir kişi listesi ve kişi dağıtım listeleri sunulacaktır. Gerekli kişileri ve listeleri seçebilir ve ayrıca sahip olmalarını istediğiniz izin düzeylerini belirtebilirsiniz.
Örneğin, kişilerinizin yalnızca meşgul olduğunuzu görebilmesini isteyebilir veya onlara ne yapacağınızı ve ne zaman yapacağınızı göstermeye istekli olabilirsiniz.
Ayrıca takviminize düzenleme ayrıcalıkları verme seçeneğiniz de vardır. Programınızı sizin için yöneten bir asistanınız varsa, bu özellikle yararlı olabilir. Alternatif olarak, bu özellik amirler ve yöneticiler tarafından işçilere görevler ve programlar atamak için kullanılabilir.
Uyarı
Özellikle takviminize yeni öğeler eklerken gizlilik ayarlarınıza dikkat edin. Ekibinizdeki veya şirketinizdeki herkesin gün boyunca kiminle buluştuğunuzu bilmesini isteyip istemediğinizi düşünün. Bir başka endişe de meseleleri gizli tutmaktır. Takviminize tıbbi randevular ve tatiller gibi şeyler eklemeyi seçebilir, böylece kişisel yaşamınıza göre iş yükümlülüklerinizi planlayabilir ve belirli ekip üyelerinin nerede olacağınızı bilmesine izin verebilirsiniz, ancak aynı zamanda çok fazla bilgi paylaşma riski de olabilir. diğerleri. Gizlilik söz konusu ise, olayların ayrıntılarını "gizlilik kilitleme" veya hatta farklı takvimler oluşturma seçeneğiniz vardır.
Outlook Takvim Paylaşımı Çalışmıyor
Ne yazık ki, Outlook Takvim paylaşımı her zaman istediğiniz gibi çalışmaz. Microsoft Office Desteği'ne göre, Outlook Takviminizi paylaşamamanızın birkaç nedeni olabilir:
- İşletmenizin organizasyonunun dışındaki bir e-posta adresiyle paylaşmaya çalışıyorsunuz.
- Geçersiz bir e-posta adresine izin vermeye çalışıyorsunuz.
- Bir Office365 grubuna izin vermeye çalışıyorsunuz.
- Takviminizi paylaşma seçeneğinin kullanılamadığını fark ederseniz (gri renkle vurgulanacaktır), kuruluşunuzun BT departmanı takvim paylaşımı için engellemiştir. Bu bir kaza olabilir veya BT departmanı bir güvenlik önlemi olarak takvim paylaşımını engellemeye karar vermiş olabilir.
Outlook Takvim Paylaşımını Optimize Etme
Kuruluşunuz genelinde takvim paylaşımını optimize etmenin birkaç yolu vardır.
Farklı takvimler oluşturun: Gizlilik sorunları konusunda endişeleriniz varsa, ancak farklı gruplar veya bireyler için farklı izinler belirleme konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız, farklı takvimler oluşturmayı düşünün. Biri yakın çalıştığınız kişiler için olabilirken, diğeri kuruluşunuzun geri kalanı için olabilir.
Grup takvimleri oluşturun: Bu, daha kolay planlama için farklı takvimleri birlikte görüntülemenize olanak tanır.
Saat dilimi atamalarından yararlanın: Paylaşılan bir takvimde etkinlik oluştururken, saat dilimini belirtmeyi unutmayın. İşletmenizin saat diliminizin dışında yaşayan ve çalışan uzaktaki çalışanları varsa, bu özellikle yararlı bir özelliktir.