İşletmeler büyümek ve karlı olmak için yapıya ihtiyaç duyar, aksi takdirde insanların her türlü farklı yöne yönelmesine neden olursunuz. Yapının planlanması, şirketin hedeflerine ulaşmak için doğru becerilere sahip yeterli insan kaynağının bulunmasını ve sorumlulukların net bir şekilde tanımlanmasını sağlar. Her kişinin görevleri özetleyen bir iş tanımı vardır ve her iş, şirket organizasyon şemasında kendi konumunu işgal eder.
Yapı Daha İyi İletişim Sağlar
Bilgi akışı bir kuruluşun başarısı için gerekli olduğundan, organizasyon yapısı, akılda net iletişim hatları olacak şekilde tasarlanmalıdır. Örneğin, finansal planlama ve analiz departmanı Finans Direktörü ve Pazarlamadan Sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısına rapor verebilir, çünkü üst yönetim ekibinin bu iki üyesi de finansal planlama tarafından sağlanan bilgilere ve raporlara bağlıdır.
Raporlama İlişkilerini Temizle
Raporlama ilişkileri net olmalıdır, böylece kuruluşun tüm üyeleri sorumluluklarının ne olduğunu anlar ve kime karşı sorumlu olduklarını bilirler; aksi takdirde, bir görevin sorumluluğu çatlaklardan düşebilir. Bu net ilişkiler, yöneticilerin daha düşük organizasyon seviyelerindekileri denetlemesini kolaylaştırır. Her çalışan, yön veya yardım için kime başvurabileceklerini bilerek fayda sağlar. Buna ek olarak, yöneticiler kimin yetki kapsamı dışında olduğunun farkındadır, bu nedenle sınırlarını aşmaz ve başka bir yöneticinin sorumluluklarına müdahale etmezler.
Büyüme ve Genişleme
Hızla büyüyen şirketler, yönetim yeteneği de dahil olmak üzere kaynaklarını en iyi şekilde kullanan şirketlerdir. Sağlam bir organizasyon yapısı, şirketin doğru pozisyonlarda doğru kişilere sahip olmasını sağlar. Yapı, şirketin mevcut yönetim ekibinde zayıf noktalar veya eksiklikler önerebilir.
Şirket büyüdükçe, organizasyon yapısı da onunla birlikte gelişmelidir. Bir departman başkanı, her bir çalışana çalışanın başarılı olması için gereken dikkati ve yönü vermek için bir seferde kendisine rapor veren çok sayıda kişiye sahip olduğunda, çoğu kez daha fazla yönetim katmanı oluşturulur.
Verimli Görev Tamamlama
İyi tasarlanmış bir organizasyon yapısı, projelerin tamamlanmasını kolaylaştırır. Her departmanın sorumluluğunun kapsamı ve her bir ekip üyesinin yetenekleri açıksa, proje yöneticileri kendilerine sunulan insan kaynaklarını daha iyi belirleyebilir. Örneğin, yeni bir ürün geliştirmeye yönelik bir proje, pazar araştırması gerektirecektir. Proje yöneticisinin, organizasyonda bu araştırmayı kimin sağlayabileceğini ve araştırmanın yapılması için kimin izninin alınması gerektiğini bilmesi gerekir.
Şirketin İhtiyaçlarına Uygun
Farklı endüstrilerdeki şirketler, farklı yetenek karışımlarına ve belirli yönetim işlevlerine görece daha fazla vurguya ihtiyaç duyar. Örneğin, bir yazılım şirketinin genellikle büyük bir geliştirme kadrosu vardır. Geliştirme ekibi içindeki raporlama ilişkilerini, yaratıcılık ve üretkenliğin en üst düzeye çıkarılması ve son tarihlerin karşılanması için yapılandırmak, bu tür bir şirketin başarısı için hayati önem taşır.
Şirketler genellikle, şirketin insan kaynaklarını daha iyi kullanmak ve operasyonun daha sorunsuz çalışmasını sağlamak amacıyla, bireysel pozisyonların veya hatta tüm departmanların organizasyon şemasında yeniden konumlandırıldığı bir yeniden yapılanma aşamasından geçmek zorundadır.
Ne yanlış gidebilir?
Kötü yapılandırılmış kuruluşlar, her departmanda belirli bir görevin tüm bölümlerini yerine getirmek için yeterli insan kaynağı olmadığı veya projenin kimin nihai sorumluluğu olduğu net olmadığı için kritik son tarihlerin karşılanmadığını fark eder. Kişiler kime rapor verdiklerinden emin değillerse, üstlerindeki iki veya daha fazla yönetici tarafından kendilerine çelişen görevler verildiğini görebilirler.