Kilitli Kutu Toplama Sistemi Kullanmanın Avantajları ve Dezavantajları

Nakit akışı, küçük işletmelerin önemli bir parçasıdır, ancak çekleri yatırmanın bir güçlük olmadığını söylemek yalan olur. Mobil bankacılık sadece bir yere kadar gidiyor ve önyüklemeli şirketler için zaman kısa. Özellikle bazı bankalar yalnızca geleneksel çalışma saatlerinde açıkken, bankayı gerçekten ne zaman ziyaret edeceksiniz? Kasa bankacılığının devreye girdiği yer burasıdır.

Bir kasa sistemi, alacak hesapları sürecini kolaylaştırabilir. Ana çekiliş daha hızlı çek yatırma ve ödeme işlemleri olsa da, kasa sistemlerinin sayısız avantajı ve birkaç dezavantajı da vardır. Küçük işletmeniz için banka kasası doğru hareket mi? Büyük ölçüde alınan ödemelerin türüne ve hacmine bağlıdır.

Lockbox Bankacılığı Nedir?

Lockbox bankacılığı, müşteri ödemelerini almaya yardımcı olmak için bankalar tarafından sunulmaktadır. Bir şirkete ödeme göndermek yerine, kasa ödemeleri, doğrudan banka tarafından toplanıp yatırıldıkları özel bir posta kutusuna gönderilir. Banka bu ödemeleri işledikten sonra, fonları şirketin banka hesabına yatırır ve mali kayıtları alacak hesaplarına iletir. Kısaca: Aracıları ortadan kaldırarak tahsilatları ve ödeme işleme sürecini kolaylaştırmak içindir.

BBVA bankasına göre iki çeşit lox box sistemi vardır:

  • Perakende kasa kutuları: Bunlar genellikle, önceden basılmış bir havale kuponu ile doğrudan tüketiciden postalanan, düşük değerli çekleri olan işletmeler tarafından kullanılır.
  • Toptan kilitli kutular: Bunlar, geleneksel olarak yüksek değerli ödemelerle uğraşan B2B şirketleri tarafından kullanılır.

Kırsal bir bölgede olmadığınız sürece, bu hizmet yaygın bir şekilde erişilebilir olmalı ve bankaların birden fazla kilitli kutusu konumu bile olmalıdır. İşletmeniz yukarıda listelenen iki kategoriye girmiyorsa, birçok banka sizi ortada bir yerde karşılayabilecek özelleştirilmiş çözümler sunmaya devam edecektir. Mevcut bankanızın sizin gibi şirketlere neler sunduğunu araştırmak ve görmek her zaman değerlidir.

Pro: Lockbox Sistemleri Muhasebe Hatalarını Azaltır

Denetlenmek küçük bir işletmenin en kötü kabusudur çünkü kayıtlarınız ne kadar sıkı olursa olsun, her zaman hataya yer vardır. Lockbox ödemeleri, ödeme işlemlerini kolaylaştırarak bu olasılığı önemli ölçüde azaltır. Şu şekilde çalışır:

Banka her gün tüm Posta Kutusu depozitolarını işlem merkezine götürür. Orada, bir işletmenin banka hesabına yatırılır. Ayrıca bir işletmenin havale belgelerini tarayarak ödeme bilgilerinin güvenli bir şekilde yakalanmasını sağlarlar ve ardından genel güncellemeyi doğrudan alacak hesaplarına iletirler. Tüm bu kayıtlar yedeklenir, güvenli bir şekilde saklanır ve daha sonra bunlara başvurmanız gerektiğinde (veya denetlenmeniz ve bir şekilde kopyalarınızı kaybetmeniz durumunda) kolay erişim için hazırdır.

Finansal kayıtlarınızı yedeklemek her zaman akıllıca olacaktır, ancak kasa sisteminin temel avantajlarından biri bankanın bunu sizin için yapacağıdır. Stres içermez ve ayrıca banka tüm depozitoları yönettiği için genel defterinizdeki olası alacak hatalarını azaltır. Bir ofiste oturan bir kişinin, her bir ödemeyi faturasıyla eşleştirmesine ve muhasebe sisteminize her şeyi manuel olarak girmesine güvenmiyorsunuz.

Con: Lockbox Hizmetlerinin Maliyeti

Lockbox hizmetleri, işletmelerin şirket içi yönetim ve muhasebe maliyetlerinden potansiyel olarak tasarruf edebilir, ancak bu gerçekten işletmenizin alacak hesapları için ne kadar zaman harcadığına bağlıdır. Pek çok küçük işletme için, kilitli kutu hizmetlerinin maliyeti, özellikle de büyük ölçüde posta yoluyla ödemelere dayanan bir şirket değilseniz, aslında engelleyicidir.

Paychex'e göre, bir kilitli kutu sisteminin en büyük dezavantajlarından biri fahiş maliyettir. Banka kasaları, aylık ücretler ve çek başına ek ücretler, çek görüntüleme ve tipik olmayan öğelerin işlenmesi ile birlikte gelir (düşünün: müşteriniz size çekle birlikte bir mektup gönderirse). Bir işletme ödemelerinin çoğunu nakit, kredi kartı veya diğer dijital yollarla alıyorsa, bir banka kasası muhtemelen değerinden daha pahalıya mal olur.

Pro: Lockbox Sistemleri Ödemelere Daha Hızlı Erişime İzin Verir

Kilitli kutu sistemlerinin en büyük avantajlarından biri hızdır. Her fırsatta ödeme işlemlerini hızlandırır. Agilis System'de iş verimliliğini artırma konusunda uzmanlaşmış kıdemli hesap yöneticisi Dean Cusumano'ya göre, bankaların posta sistemi üzerinden teslimatını hızlı bir şekilde takip etmek için kasa ödemeleri için kullandıkları özel bir posta kodu var. Bankalar ayrıca bu ödemeleri geleneksel banka saatlerinin ötesinde işleme koyma imkanına sahiptir, bu da perakende bankacılığın geleneksel sınırlamalarına bağlı olmadığınız anlamına gelir.

Buna ek olarak, bankalar kasalarını ödemeler için günde birkaç kez kontrol eder, bu da çeklerin genellikle alındıkları gün bir işletmenin banka hesabına yatırıldığı anlamına gelir. Bu, özellikle ellerinde çok fazla nakit bulunmayan veya her müşterinin bireysel ödemesine büyük ölçüde bağlı olan dar marjlarla çalışan işletmeler için önemlidir.

Con: Lockbox Hizmetleri Eğitim Gerektirir

İşletmeniz, bir profesyoneli işe almak yerine kendi alacaklarınızı yapacak kadar küçükse, bir öğrenme eğrisi olacaktır. Aynı durum kasa hizmetleri için de geçerlidir. Biraz eğitim almaları gerekecek. Ekstreleri çevrimiçi muhasebe sisteminizle uyumlu bir biçimde indirmek için bir bankanın çevrimiçi sistemini nasıl kullanacağınızı öğrenmeniz gerekir.

Genel olarak, kilitli kutuların alışması biraz zaman alır, ancak genel olarak, birkaç saatinizi önceden ayırırsanız uzun vadede size zaman kazandırırlar.

Pro: Lockbox Sistemleri Çok Güvenlidir

Banka kasaları, ödemelerle ilgili güvenliği artırmak için harika bir seçenektir. Genel olarak, küçük işletmeler en güvenli değildir - özellikle çekler bir mağazanın posta kutusuna gönderiliyorsa ve bankaya yatırılıncaya kadar ofiste tutuluyorsa. Gerçekte, posta kutuları ortalama kaldırım kenarı posta kutunuzdan çok daha güvenlidir ve banka her şeyi hallederken çeklerin (yanlışlıkla yanlış yerleştirilmiş olsalar bile) ofisinizde kaybolması konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Eksileri: Hizmetlerin Kırsal Alanlarda Sorunları Olabilir

Ülke genelinde birden fazla şubesi olan bir bankayla çalışıyorsanız, banka kasaları harika ve verimli bir seçenektir. Bu şekilde, ödemeleri merkezi bir merkeze göndererek zaman kaybetmek yerine yerel müşterilerden gelen ödemelerle ilgilenmek için her şubenin yakınında birden fazla kilitli kutu kurabilirler. Yerel bankalarla çalışan kırsal bir işletme yürütüyorsanız, bu çok daha az etkilidir.

Kırsal alanlardaki kilitli kasa sistemleri, bazen aynı türden bir otomasyondan yoksun oldukları için büyükşehir veya banliyölerdekilerle aynı verime sahip değildir. Ödemeler manuel olarak girilebilir ve bu da süreci, alacak hesaplarını kendi başınıza yapıyor olsaydınız yapacağınız türden hatalara tabi bırakır. Çoğu zaman, bu, bir şirketin hesabına yanlış bir çek bakiyesinin yatırılması anlamına gelir ve bu şüphesiz müşteriyi şaşırtacaktır.

Sonuç: Durum Tespiti Yapın

Tüm kasa hizmetleri aynı değildir. Bazıları diğerlerinden daha pahalı olabilir, ancak düzenli olarak belirli bir banka veya şubeyle çalışıyorsanız, size bir anlaşma yapabilirler. İki banka aynı maliyete veya aynı hizmetlere sahip değildir ve süreç sizin özel ihtiyaçlarınıza göre uyarlanabilir, bu nedenle kasa bankacılığının işletmeniz için doğru olup olmadığına karar vermeden önce bir bankacılık uzmanıyla görüşmeniz ve bir bankacılık uzmanıyla görüşmeniz önemlidir.