Bir iş ortamında, çalışanların belirli iş görevlerini yerine getirmek için küçük gruplar, ekipler ve departmanlar halinde birlikte çalışması yaygındır. Birbiriyle etkili bir şekilde çalışmak için, her bireyin güçlü grup iletişim becerilerine sahip olması önemlidir. Aksi takdirde çalışanlarınız yanlış anlamalara neden olabilir, gereksiz çatışmalar başlatabilir ve kuruluşunuzun verimliliğini yavaşlatabilir. Etkili grup iletişimini nasıl kolaylaştıracağınızı öğrenin, çalışanlarınızın birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olabilir.
İş Yerinde Grup İletişimini Anlayın
İşyerinde birçok farklı grup var. Bu, ürün satmanın işlevsel görevini yerine getirmek için çalışan bir satış ekibini içerebilir. Ayrıca, personel için eğlenceli etkinlikler planlamak için zamanlarını gönüllü olarak kullananlardan oluşan bir sosyal kulüp komitesi de içerebilir. Gruplar genellikle beş ila 20 kişiden oluşuyor olarak tanımlanır, ancak boyutu kuruluşunuza göre değişebilir. İş yerindeki bir grubun belirleyici faktörü, birlikte belirli bir hedefe ulaşmak için işbirliği yapmaları gerektiğidir.
İletişim, mesaj gönderme ve alma eylemidir. Bireysel bir ortamda, mesajın bir göndereni ve mesajın bir alıcısı vardır. Ancak bir grup dinamiğinde bu değişir - bu da komplikasyonlara ve yanlış anlamalara yol açabilir. Mesajın birkaç göndericisi ve mesajın birkaç alıcısı olabilir ve bu aynı anda gerçekleşebilir. Gruptaki tüm bireyler mesajı amaçlandığı gibi anlamazsa, işyerinde sorunlara yol açabilir.
Grup iletişiminin amacı, karar vermek, kafa karışıklığını gidermek, ilişki kurmak ve iş hedefine ulaşmaya yaklaşmak için bilgi alışverişinde bulunmaktır. Bununla birlikte grup iletişiminin, gruptaki bireylerin birbirlerine nasıl davrandıkları ve birbirlerini nasıl hissettikleri üzerinde de etkisi vardır. Bu, gruplarının hedeflerine ulaşmak için motive olup olmadıklarını bildirir.
İşi Geliştirmek için Grup İletişim Stratejilerini Kullanın
Grup iletişiminin nasıl çalıştığını anlamak, işletmelerin çalışanlar için kendi iletişim süreçlerini ve protokollerini geliştirmelerine yardımcı olabilir. Bu, çalışanların şunları yapmasını sağlayabilir:
- Kutuplaşan konularda uzlaşma;
- Meslektaşlarınıza çeşitli konuları açıklayın;
- Önemli iş kararlarını etkileyin;
- Meslektaşlarınıza birbirleriyle nasıl işbirliği yapacaklarını öğretin;
- Meslektaşları iş hedeflerine ulaşmak için planlar ve stratejiler oluşturmaya yönlendirin;
- Diğer çalışanlarla arkadaşlıklar ve yoldaşlık kurun; ve
- Yönetim müdahalesi olmadan çatışmaları çözün.
İşyerinde grup iletişimini geliştirmenin anahtarı, en iyi iletişim uygulamaları etrafında süreçler ve politikalar oluşturmaktır. Çalışanlara yönergeler ve istek uyandıran hedefler sağlayarak, işletmeler çalışanları kendi iletişim becerileri üzerinde çalışmaya teşvik edebilir. İşverenlerin etkili iletişimin faydalarını teşvik etmeleri önemlidir, böylece çalışanları bu beceriyi geliştirmenin işteki ve yaşamdaki performanslarını artıracağını anlar.
Bir Grup İçinde Farklı İletişim Tarzlarını İnceleyin
Grup iletişiminin zorluklarından biri, grubun farklı iletişim tarzlarına sahip olabilecek farklı insanlardan oluşmasıdır. İnsanların iletişim biçimleri, mesaj gönderip alma biçimlerini etkiler. Bir grupta birden fazla farklı iletişim tarzı varsa, mesajın kaybolma olasılığı artar.
İletişim tarzlarını kategorize etmenin farklı yolları vardır. Myers-Briggs Tip Göstergesi (MBTI) gibi kişilik testleri, DiSC değerlendirmesinde olduğu gibi iletişim tarzını değerlendirmek için kullanılabilir. DiSC'ye göre, iletişim tarzları dört farklı kategoriye ayrılabilir:
- Baskın: Bu iletişimciler sonuç odaklı ve iş hedeflerine ulaşmaya odaklıdır. Kendilerine güveniyorlar ve bir meydan okumadan korkmuyorlar. Ancak, açıkça konuşabilirler.
- Etkileyen: Bu iletişimciler, ilişkiler kurmaya ve başkalarını ikna etmeye odaklanır. İşbirliği konusunda gelişirler ve çok iyimser ve heveslidirler.
- Kararlı: Bu iletişimciler başkalarıyla işbirliği yapmayı sever ve çok samimidir. Sakin bir yaklaşımı var ve süreçlerinde aceleye getirilmeyi sevmiyorlar.
- Vicdanlı: Bu iletişimciler kaliteye, doğruluğa ve uzmanlığa değer verir. Detayları önemsiyorlar ve yanılmaktan hoşlanmıyorlar. Kendi başlarına çalışmayı severler.
İş yeri gruplarınızdaki farklı iletişim tarzlarını analiz ederek, bireylerin nasıl iletişim kurmayı sevdikleri ve hangi karakter özelliklerini paylaştıkları hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz .
Doğru İletişim Kanallarını Kullanın
Grup iletişimi birçok farklı biçimde gerçekleşir. Çalışanlarınızın, göndermek istedikleri mesaj türü için hangi kanalı kullanacaklarını bilmeleri önemlidir. Yanlış iletişim kanalını kullanmak yanlış anlamalara neden olabilir ve grubun verimliliğini yavaşlatabilir. Grup iletişim kanalları şunları içerir:
- Resmi ekip toplantıları;
- Gayri resmi grup toplantıları;
- Konferans görüşmeleri;
- Grup e-postaları;
- Grup doğrudan mesaj sohbetleri;
- Proje yönetimi görev listeleri; ve
- Kağıt bazlı notlar.
Bir grup üyesi, yaklaşan zor bir son tarih hakkında önemli bir mesaj göndermek isterse, mesajı bir grup anlık mesaj sohbeti yoluyla gönderebilir. Bununla birlikte, grup sohbette başka konuları tartışıyorsa, bu önemli son tarih mesajı kaybolabilir. Benzer şekilde, bir grup bir e-posta ile kolayca çözülebilen bir sorun hakkında toplantı yapmayı seçebilir. Bu, verimliliğini yavaşlatabilir. Bu nedenle, grubun bireysel üyelerinin her mesaj için hangi kanalı kullanacağını anlaması çok önemlidir.
Etkili Grup İletişiminin Önündeki Engelleri Teşhis Edin
Ekibiniz için grup iletişimini geliştirmek için, bir sorunun ana nedenini anlamak çok önemlidir. Grup iletişiminin önünde aşağıdakileri içeren birkaç farklı engel vardır:
- Fiziksel engeller: Ekip üyeleri arasındaki fiziksel mesafe, iletişim kurmayı zorlaştırabilir. Grup üyeleri işletmenin farklı katlarında çalışıyorsa, birbirleriyle yüz yüze sık sık konuşamayabilirler. Kapalı ofis kapıları, yüksek kabin duvarları ve zayıf telefon bağlantıları da sorunlara neden olabilir.
- Algısal engeller: Her grup üyesinin dünyayı görme şekli, mesajları anlama biçimini etkiler. Aşırı karamsar bir kişi, yaklaşan bir son teslim tarihinin mesajını aşırı iyimser bir kişiden farklı olarak anlayacaktır.
- Duygusal engeller: Bireysel bir grup üyesinin duygusal durumu, mesaj gönderme ve alma şeklini etkiler. Örneğin korku, kırılganlık, güvensizlik, mutluluk, öfke ve heyecan duyguları iletişimi değiştirebilir.
- Kişilerarası engeller: İnsanların kendilerine ilişkin kişisel algıları, gruplarıyla etkileşim biçimlerini etkileyebilir. Kendine aşırı güvenen birinin, özgüveninden yoksun birine kıyasla nasıl konuştuğunu düşünün.
- Kültürel engeller: Kültür, davranış ve iletişimi etkiler. Örneğin, bazı kültürlerde karşı cinsten biriyle göz teması kurmak, diğer kültürlerde normaldir.
- Dil engelleri: Grup üyelerinin hepsi aynı dili konuşmuyorsa, çeviri sorunlarına neden olabilir. Dil, kafa karışıklığına neden olabilecek sektöre özgü terminolojiye de başvurabilir.
Grup iletişimini etkileyen temel sorunu teşhis ederek, soruna bir çözüm geliştirmek mümkündür. Örneğin, grup üyeleri işletmenin zıt taraflarında oturuyorsa, yüz yüze iletişim kurmaya daha az meyilli olabilirler. Basit bir çözüm, daha iyi işbirliği yapabilmeleri için masalarını birbirine yaklaştırmak olabilir.
Açık İletişim Kültürü Yaratın
İşyeri kültürünün, çalışanların iletişim kurma biçimi üzerinde büyük etkisi vardır. Kuruluş kültürü, bilgilerin açık bir şekilde paylaşılmasını teşvik etmiyorsa, çalışanlar kendi gruplarıyla iyi iletişim kuramama eğiliminde olabilir. Örneğin, yönetim ekibi ön saflardaki çalışanlarla yeni iş hedeflerini paylaşmazsa, bu çalışanlar iletişime şirket tarafından değer verilmediğini hissedebilirler.
Öte yandan, kuruluş açık ve dürüst iletişimi teşvik ederse, çalışanlar fikirlerini paylaşma ve gruplarıyla açık olma konusunda kendilerini yetkili hissedebilirler. Kuruluşun kültürü, iş liderlerinin nasıl davrandıklarıyla doğrudan ilgilidir. Açık kapı politikaları varsa ve çalışanlarla samimi bir şekilde konuşurlarsa, tüm grubun iletişim becerilerini geliştirmek için uzun bir yol kat edebilirler. Etkili iletişimi işletmenin temel değerlerine dahil edecek kadar ileri gitmek, çalışanlara bu becerinin önemini gösterir.
Çalışanlara Etkili İletişim Eğitimi Verin
Tüm insanlar etkili iletişimciler olarak doğmaz ve tüm insanlar aynı şekilde iletişim kurmaz. Sonuç olarak, işverenlerin, iletişim becerilerini geliştirmek için çalışanları için ne zaman eğitimin gerekli olduğunu anlamaları önemlidir.
İletişim eğitimi, çatışma çözümü, topluluk önünde konuşma veya müzakere becerileri gibi belirli iletişim unsurlarına odaklanabilir. Etkili e-postalar ve raporlar yazmak veya verimli bir toplantının nasıl yürütüleceği gibi belirli iletişim kanallarıyla da ilgili olabilir.
Bir çalışma grubunun çok uzun süren ve eldeki görevleri yerine getirmeyen verimsiz toplantıları varsa, başarılı toplantıların nasıl yürütüleceğini ve bunlara nasıl katılacağını öğrenmek, ekibin birbirleriyle daha iyi iletişim kurmasına ve işlerinde daha etkili performans göstermesine yardımcı olabilir.
Bireysel Rolleri ve Sorumlulukları Netleştirin
Bir grup dinamiğinde, her bir ekip üyesinin rolleri ve sorumlulukları iletişim sorunlarına yol açabilir. Grubun her üyesi, grup ortamında ana görevlerinin neler olduğu ve neyi başarmaktan sorumlu oldukları konusunda net bir anlayışa sahip olmalıdır. Sonuçlar ve davranışlar açısından kendilerinden ne beklendiğini bilmeleri gerekir. Bu, günlük görevlerini, kapsamlı hedefleri ve şirket hedefleriyle uyumu içerir. Ayrıca, rollerini bilmek, çalışanların grup hiyerarşisini de anlamalarına yardımcı olur.
Bir grup lideri veya yöneticisi için herkesin rollerinin ve sorumluluklarının farkında olduğundan ve bunların birbirini tamamladığından emin olması önemlidir. Bireysel üyelerin öncelikleri uyumlu değilse, bu çatışmalara ve yanlış anlamalara yol açabilir.
Takım Çalışmasının Önemini Vurgulayın
İşverenlerin, çalışanlarının birlikte bir görev üzerinde çalıştıklarının farkında olmalarını sağlamaya odaklanmaları gerekir . Tek bir çalışanın başarısı, ekibin başarısının üzerinde değildir. Çalışanlar, birlikte çalışmanın iş direktifini anladıklarında, diğer grup üyelerinin başarılı olmasına yardım etmek için motive olacaklardır. Bunu ekip işbirliği, müzakere ve anlaşmazlık çözümü sırasında daha etkili iletişim kurarak yapabilirler.
Birbirleriyle iyi iletişim kurmak için işletmelerin çalışanlara birbirlerini daha iyi tanıma şansı vermeleri gerekir. Çalışanların birincil görev ayarlarının dışında birbirleriyle sohbet edebilecekleri bir altyapı oluşturarak, çalışanların birbirlerini kişisel düzeyde anlamalarını sağlarlar . Çalışanların birlikte yemek yemek için toplanabilecekleri bir yemekhaneye sahip olmak veya koridorda bir langırt masası bulundurmak, çalışanlara gayri resmi konuşma fırsatı verir.
Örnek Olun
İşletmeler, çalışanlarının gruplar halinde birlikte iyi iletişim kurmasını istiyorsa, yöneticiler örnek teşkil etmelidir. Çalışanlar, yöneticilerinin de uymaları söylenen beklentilerin aynısını görmek isterler. Örneğin, çalışanlarınızın gruptaki görüşleri kutuplaştırmaktan ödün vermesini istiyorsanız, o zaman aynısını yapabilmelisiniz.
Hataları Sahiplenin
Grup ortamında çalışırken hataların olması kaçınılmazdır. Çalışanların tek bir hatanın tamamen başarısız oldukları anlamına gelmediğini bilmeleri çok önemlidir. Çalışanlar kendi hatalarından utanmış, utanmış veya cesareti kırılmış hissedebilir ve yaptıkları hakkında grubun geri kalanıyla iletişim kuramayabilir. Bununla birlikte, işyerinin kültürü hataları sahiplenmeyi destekliyorsa, çalışanlar durumu kendi gruplarına açıklayabilecek ve ardından bir çözüme ulaşmak için birlikte çalışabilecektir.