Kalite güvencesi veya kalite kontrolü, istenen sonuçları sağladıklarından emin olmak için bir kuruluşun prosedürlerini değerlendirir ve değiştirir. Kalite güvence planı, bir organizasyon yapısını, her çalışanın sorumluluklarına ilişkin ayrıntıları ve bir çalışanın bu sorumlulukları yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu nitelikleri içermelidir.
Bir QA planı ayrıca tedarikçiler için gereksinimleri ve gönderdikleri malzemeleri belirtir. Yeterli ürün testini belirtir ve sorunları çözmek ve organizasyon genelinde iyileştirmeleri teşvik etmek için test sonuçlarını ve müşteri şikayetlerini geri bildirir. Küçük işletmeler, verimliliği artırmak ve müşteri memnuniyetini artırmak için kalite güvencesi kullanır.
Bir Organizasyon Şeması Merkezdedir
Ayrıntılı iş tanımlarına sahip bir organizasyon şeması, kalite güvencesinin temel gereklilikleridir. Kalite güvence planınıza bir tane dahil etmek için, belirtilen görevleri yerine getirmek için gereken nitelikleri ve eğitimi içeren iş tanımlarını yazın. Plan, pozisyonu elinde bulunduran kişinin fiili eğitimi ve niteliklerine ilişkin dokümantasyon gerekliliğini içermelidir. Kalite güvencesinden sorumlu kişinin pozisyonu, gerekli eğitimi, pozisyon sahibinin eğitime sahip olduğuna dair dokümantasyonu ve doğrudan üst yönetime giden bir raporlama yolunu içermelidir.
İş Doğrulama: Kim Ne Yapar
Kalite güvence planınız yalnızca belirli bir görevi yerine getirmekten kimin sorumlu olduğunu değil, aynı zamanda işi kontrol etmekten kimin sorumlu olduğunu da belirtmelidir. Küçük işletmelerde, işi yapan kişinin de kontrol etmesine izin verilir, ancak doğrulamayı ayrı prosedürlere göre ayrı bir görev olarak gerçekleştirmesi gerekir. Daha büyük organizasyonlarda, aynı departmandaki çalışanlar birbirlerinin çalışmalarını kontrol edebilir. Ancak kalite güvence planı genellikle kritik görevler için iş doğrulamasının özellikle nitelikli biri tarafından yapılması gerektiğini ve farklı bir kalite güvence departmanının parçası olabileceğini belirtir.
Malzeme Satın Alma ve Teslim Alma
Kalite güvencesinin bir başka gerekliliği de, üretim için kullanılan malzemenin, istenen kalitede bir ürünün üretilmesi için gerekli özellikleri karşılaması gerektiğidir. Kalite güvence planı, satın alınan malzemelerin özelliklerini belirtmelidir. Plan, gelen malzemeyi doğrulama görevini atar ve gerekli muayeneyi detaylandırır. Gereksinimleri karşılamayan malzeme iade edilir.
Tedarikçi Niteliklerini Sağlama
Müfettişler temel malzemelerin yeterliliğini doğrulayabilirken, karmaşık ekipman parçalarının teslim alındıktan sonra test edilmesi genellikle mümkün değildir. Bunun yerine, kalite kontrol planınız, muhtemel tedarikçilerin bir sözleşme için teklif vermeden önce karşılaması gereken standartları belirtmelidir. Örneğin, ISO 9000 gibi harici bir standart belirleyebilir veya kuruluşunuzun kalite planının başarısı için kritik kabul edilen prosedürlerin yürürlükte olduğundan emin olmak için her potansiyel tedarikçi üzerinde bir denetim gerçekleştirmesini isteyebilirsiniz. Her iki durumda da, kalite kontrol planında kalifiye tedarikçilerin bir listesi olmalıdır.
Kalite Geri Bildirim Güvencesi
Kalite güvence planı, uygulanan prosedürlerin kaliteli bir ürünle sonuçlanmasını sağlamaya çalışırken, şirketler geri bildirim mekanizması aracılığıyla böyle bir girişimden tam fayda sağlar. Kalite güvence planınız, müşteri şikayetlerinin araştırılması ve uyumsuzluk sorunlarının düzeltilmesi yoluyla geri bildirimi uygular. Kalite güvencesinden sorumlu kişinin tüm müşteri şikayetlerinin kopyalarını aldığını belirtin, ardından bunların kalite güvence planına uyulmamasının sonucu olup olmadığını kontrol edin.
Dahili olarak, bir görevden sorumlu bir kişi, bir sürecin geçerli prosedürlere uygun olmadığını fark ederse, bir uyumsuzluk raporu yayınlaması gerekir. Uygunsuzluk raporları, kalite sorunlarını kaynağına kadar takip etmek için kullanılan geri bildirimlerdir.
Düzeltici Eylem Süreci
Düzeltici eylem planı, kalite problemlerini çözmenin anahtarıdır ve bunlarla nasıl başa çıkılacağını belirler. Kalite güvence planınız, kalite güvencesinden sorumlu kişinin bir uygunsuzluk raporu aldığında veya kendisi bir tane oluşturduğunda uygunsuzluğun nasıl ortaya çıktığını doğruladığını belirtmelidir. Kalite güvence planı tüm görevler ve eylemler için sorumluluğu belgelediği için, uygunsuzluktan sorumlu kişileri belirlemek mümkündür.
Kalite güvence planında, bir grubun uygunsuzluğun tekrarlanmasını önleyecek bir çözüm bulmaya çalıştığını belirtmelisiniz. Grup, kalite güvenceden bir temsilci, işi yapan kişi ve onu kontrol eden kişiyi içermelidir. Kalite güvencesi sorumlusunun üst yönetime rapor vermesi, grubun gerekli kaynaklara erişimini sağlar.
Bazen çözüm, kalite güvence planında iyileştirmeler içerir. Genellikle kalite kontrolleri veya prosedürlerindeki boşlukları ele alır. Şirket bu tür geri bildirimleri tutarlı bir şekilde uyguladığında, sonuç şirket performansında sürekli bir iyileşmedir.